Ambtenaren bureaucratisch? Dan heeft u vast nog nooit te maken gehad met een inkoper, aldus ondernemer Richard Engelfriet. Hij heeft een simpel advies voor bureaucratische inkopers: stop met die onzinnige inkoopvoorwaarden.
Onlangs belde een directeur van een grote onderwijsinstelling mij. Of ik een avondprogramma wilde begeleiden als gespreksleider. Binnen tien minuten hadden we haar vraag helder en noemde ik mijn prijs. Daar waren we snel uit.
De avond zelf verliep naar ieders tevredenheid. Mijn klant belde na afloop enthousiast over alle positieve reacties. Kort daarna stuurde ik mijn rekening, die mijn klant binnen twee weken betaalde. Mooi, dat is netjes voor elkaar, zult u zeggen?
Helaas. Vorige week kreeg ik een dik pak post van dezelfde onderwijsinstelling: of ik even de acht (!) pagina’s ‘inkoopvoorwaarden’ wilde tekenen en retourneren. In die inkoopvoorwaarden deed ik expliciet afstand van vrijwel al mijn rechten, stonden tientallen bepalingen die niets te maken hebben met deze opdracht en uiteraard verklaarde de onderwijsinstelling ‘alle voorwaarden van de leverancier ongeldig’. Gezellig.
Ik belde de betreffende inkoper op en vroeg hem wat hier nu het nut van is: ik heb de klus immers naar tevredenheid geklaard, de klant is blij en de rekening is betaald. De inkoper reageerde als door een wesp gestoken: “Die betaling had ook helemaal niet plaats mogen vinden! Die directeur heeft ons inkoopproces volledig genegeerd”.
Ik vroeg voor de vorm waarom het nu zo’n probleem is dat die directeur zo heeft gehandeld, maar het was al te laat: de inkoper hing boos op, en stuurt me nu wekelijks een dreigend mailtje met wat voor onheil er op mij afkomt als ik zijn documenten niet ondertekend terugstuur.
Inkopers zijn de nieuwe bureaucraten!
Ik kom steeds vaker inkopers tegen zoals in bovenstaand voorbeeld. Ik krijg vrijwel wekelijks dikke stapels onvriendelijke inkoopvoorwaarden in een taal die op geen enkele manier recht doet aan de relatie die ik met mijn klanten heb. De meeste klanten excuseren zich ook altijd bij voorbaat voor hun eigen afdeling inkoop: “Owja, je krijgt trouwens nog een heel pak papier van inkoop, dat moet je gewoon maar negeren hoor!”.
En helaas sta ik niet alleen. Zo sprak ik onlangs Nathan, een klant van me. Nathan werkt voor een middelgroot bedrijf dat koelinstallaties verhuurt aan de industrie. Hij ergert zich kapot aan alle regels die inkopers verzinnen:
“Je wilt niet weten hoeveel documenten ik standaard moet aanleveren als ik bij een bedrijf kom om een installatie te leveren met een paar monteurs. En het ergste is: ze verzinnen elke keer weer nieuwe normeringen, verklaringen en richtlijnen. Zo moest ik onlangs bij een bedrijf waar wij al jaren naar tevredenheid leveren een certificaat indienen waarin expliciet vermeld stond dat wij verantwoordelijk zijn voor de afdracht van sociale premies voor onze uitzendkrachten.”
“En zo’n certificaat is geen formuliertje: je moet dan een audit laten doen door een extern bedrijf en een hele papierwinkel invullen. Om je certificering te behouden mag je dat ritueel jaarlijks herhalen. Maar nu het punt: wij hebben helemaal geen uitzendkrachten! Onze monteurs zijn allemaal in vaste dienst, dus ik kán zo’n certificaat niet eens aanvragen.”
En ook Nathan verbaasde zich over de positie van de inkopers binnen de organisatie: “Natuurlijk bel ik die directeur. Die wil immers onze installatie hebben. Die gaat zich dan vervolgens weer boos maken naar zijn inkopers, ik krijg excuses en mag de installatie plaatsen. Maar waarom doen die inkopers toch altijd zo moeilijk?”
Durft u het inkoopvak echt simpeler te maken?
Ik ben oprecht op zoek naar organisaties die geen standaard inkoopvoorwaarden hebben (en dus zeker geen bepaling “de door de leverancier gehanteerde voorwaarden wijzen wij expliciet van de hand”), die hun leveranciers daadwerkelijk uitdagen om de beste oplossing te bieden (voor de liefhebbers: lees mijn column Inkopen? Geef uw budget prijs nog maar eens) en die écht met respect en vertrouwen omgaan met hun leveranciers. Kom op inkopers, met de billen bloot: zijn er inkopers die dat doen?
Kan het in uw organisatie ook wel wat simpeler?
Bestel dan mijn boek Zo simpel kan het zijn met 30 simpele adviezen voor ingewikkelde problemen. En dat voor slechts 15 euro: da’s 50 cent per advies!
richardengelfriet.nl 
Krankzinnig… Het doet me denken aan de “this is not a toy”-waarschuwingen op plastic zakken (en dáár heeft zoiets doorgeschotens nog een vòrm van begrijpelijkheid)
Leuke column en als inkoper werd ik natuurlijk gelijk getriggerd door de pakkende titel. Ik zal ook niet ontkennen dat bovenstaande voorbeelden mij onbekend in de oren klinken. Aanvullend zou ik graag twee nuances willen maken, namelijk inkoopvoorwaarden zijn (mede) ontstaan als tegengeluid op verkoopvoorwaarden. Deze zijn altijd eenzijdig en alle risico’s worden afgeschoven op de kopende partij. Dat wil je niet dus vandaar dat je maatregelen gaat treffen om je ‘fort’ te bewaken. Ten tweede worden de inkoopvoorwaarden voor een groot deel opgesteld door een jurist. Die zijn van de punten en komma’s waardoor je snel uitkomt op 8 pagina’s of meer. Omdat jij het gezicht van de organisatie bent, wordt automatisch de link gelegd dat inkoop ook de eigenaar is van alle voorwaarden. M.a.w. we krijgen ze er gratis bij en we worden ook geacht deze met hand en tand te verdedigen want aanpassen naar de specifieke situatie is vanuit de interne procedures niet toegestaan. Persoonlijk zou ik hier ook graag simpeler mee om willen gaan en het oorspronkelijke doel – win/win voor beide partijen – niet uit het oog verliezen!
Dus beste verkopers, ik daag jullie uit om jullie voorwaarden te versimpelen!
@Richard: werk jij met algemene voorwaarden? Zo ja, hoe zien deze eruit?
Ps het gaat natuurlijk helemaal nergens over dat een inkoper nadat de opdracht voltooid is nog om ondertekening van de inkoopwaarden gaat zeuren. Heeft totaal geen waarde meer en dat zou ik zelf dan ook nooit doen.
@Jeroen: https://rengelfriet.wordpress.com/2012/11/12/weg-met-die-algemene-voorwaarden/
🙂
Weer een reactie op het inkoopproces waarmee de professionele inkoper als uitvoerder van dat proces in een negatief daglicht wordt gezet.
Bedenk dat de inkoper de intermediair is tussen interne klant (behoefte steller), interne opdrachtgever (directe, juridische zaken en finance) en externe leverancier.
Voorwaarden worden opgedragen door de juridische afdeling om daarmee de wederzijdse aansprakelijkheid vast te stellen en de risico’s voor de onderneming te elimineren en/of te verleggen en/of te kunnen dragen.
Inkoopopdrachten vooraf zijn nodig om voor de interne opdrachtgever “finance” de verplichtingen administratie te borgen en het cashflow management te kunnen uitvoeren.
Wat zou Richard doen als de directeur de afspraak zou hebben afgezegd en/of de factuur niet zou hebben betaald? Zou het telefooontje door de rechter als bewijslast worden geaccepteerd?
Nu zijn Richard en de directeur blij echter de inkoper, finance, control en externe controller mogen de herstelwerkzaamheden uitvoeren.
Natuurlijk is het wel zaak om bij simpele inkoopopdrachten niet meer dan een A4 aan standaard algemene inkoopvoorwaarden te gebruiken. Bij grote inkoopovereenkomsten die wederzijds worden ondertekend worden de contractvoorwaarden gezamenlijk overeengekomen
En last but not least: De directeur plaatst buiten zijn inkoper (die hij betaald voor zijn werk) wel een inkoopdracht maar zal deze zeker niet privè hebben betaald. Dat dan weer niet!! En……..waarom heeft de directeur tijd over om het werk van zijn personeel uit te voeren?
Kijk uit naar 16 april 2015 als de nieuwe publicatie van het CPD uitkomt:
“Aansprakelijkheid en risicomanagement vanuit inkoopperspectief”
Succes inkopers,
Ton Weijers
Lees ook het blog van Jos van der Lans over deze kwestie, en zijn ‘contract-verscheur-actie’ op http://www.josvdlans.nl/weblog.asp#1630
Steeds meer bedrijven beseffen dat investeren in een goede inkooptraining een belangrijke bijdrage levert tot hun bedrijfswinst. Inkopen is een vak op zich, waarin goed opgeleide inkopers moeten samenwerken met professionele verkopers.