richardengelfriet.nl

Home » Posts tagged 'tips' (Pagina 2)

Tagarchief: tips

Dagvoorzitten voor dummies

Vrijwel iedereen moet wel eens een vergadering of bijeenkomst voorzitten. En dat blijkt vaak een zware opgave. Mensen praten langdradig, houden zich niet aan het onderwerp en tot overmaat van ramp is het ook nog eens oersaai. Dagvoorzitter Richard Engelfriet biedt u daarom een stoomcursus voorzitten in vijf tips.

Tip 1. Een goede voorzitter is lui
Veelgemaakte fout onder beginnende voorzitters: ze gaan zich inlezen in de stukken van de vergadering. Zenuwachtig als ze zijn, praten ze zichzelf moed in door zich voor te houden dat ze zich goed ‘inhoudelijk moeten voorbereiden’. Ik heb goed nieuws voor deze mensen: een goede voorzitter is juist lui op de inhoud. Besteed 90% van uw tijd aan de voorbereiding op het proces. Welke discussie moet er gevoerd worden? Hoe zorg ik ervoor dat de energie tijdens de vergadering goed blijft? Hoeveel tijd besteden we aan ieder agendapunt? Welke zaalopstelling kies ik? Uw vergaderaars mogen zich richten op de inhoud, u bent van het proces. Zorg ervoor dat dat in uw voorbereiding ook terugkomt.

Tip 2. De slechtste interventie aller tijden: ‘wilt u het kort houden?’
De grootste vergaderklacht is natuurlijk altijd de tijdsduur. Mensen horen zichzelf nu eenmaal graag praten, en als Henk een enorm betoog heeft gehouden, denkt Marieke natuurlijk dat ze ook zoveel tijd ‘mag’ gebruiken. Dit fenomeen heet ook wel de Wet van Klets: geklets leidt altijd tot meer geklets. En dus grijpt menige voorzitter naar een simpel en voor-de-hand-liggend instrument: hij spreekt iemand aan met de woorden: ‘wilt u het kort houden?’. Ik kan me geen slechtere interventie bedenken. Het probleem is namelijk dat iedereen van zichzelf vindt dat hij buitengewoon puntig, bondig en ‘to-the-point’ kan formuleren. Maar door uw interventie zegt u eigenlijk: ‘U lult te lang’, en dat vindt niemand leuk om te horen. Veel handiger is het daarom om ofwel van te voren een maximum tijd af te spreken, en daar streng op toe te zien (‘u heeft maximaal 2 minuten’), ofwel de spreker uit te dagen naar de kern te gaan door de kern gewoon zelf te benoemen (‘Ik hoor u nu praten over alle randvoorwaarden. De vraag is of u het wel of niet eens bent met dit voorstel’).

Tip 3. Stop luchtverplaatsingen
Vergaderaars houden van praten. Sommigen hebben zich zelfs meester gemaakt in wat ik noem het ‘verplaatsen van lucht’: ze zeggen – overigens met een zeer ernstig gezicht – iets wat de vergadering totaal niet verder helpt. Aan u de taak de vergadering weer op het juiste spoor te brengen.

Ter inspiratie hiertoe de drie meest voorkomende luchtverplaatsingen en uw reactie hierop als gespreksleider:

  • Luchtverplaatser: ‘Ik ben meer van de inhoud’
    Gespreksleider: ‘Gefeliciteerd. Maar welke inhoud moet dan nu op tafel komen?’
  • Luchtverplaatser: ‘Van mij mag het wel wat concreter’
    Gespreksleider: ‘Dat is een hele vage opmerking’. Nodig dit soort kletsmajoren vervolgens uit om zélf met een concrete opmerking te komen.
  • Luchtverplaatser: ‘Het moet wel SMART’
    Gepreksleider: ‘Martin Luther King was ook niet SMART. Als u er nou eens voor zorgt dat uw volgende opmerking bruist van de inspiratie, maak ik het wel SMART voor u’ (zie ook Het mag van mij wel weer wat vager).

Tip 4. Kijk veel televisie
Beter goed gejat dan slecht verzonnen. Iedere dag komt er een keur aan voorzitterstechnieken voorbij op televisie. Wat kunt u leren van…

  • …Mathijs van Nieuwkerk? Van Nieuwkerk is een meester in het opsokkelen van zijn gasten. Spreek uw gasten aan op hun deskundigheid en wees niet benauwd met complimentjes (‘Meneer Jansen, we kennen u allemaal als een inhoudelijk expert. Wat is volgens u de beste oplossing?’)
  • …Pauw & Witteman? Befaamd interviewduo dat zeuren tot kunst heeft verheven. De techniek is simpel. Als iemand zegt dat we naar links moeten, vraagt u of het niet beter is naar rechts te gaan. En omgekeerd. Toon verder ook niet te veel enthousiasme. Het resultaat: uw vergaderaars gaan nóg harder hun best doen hun punt krachtig te verwoorden en u heeft alle kans daar lekker op in te hakken.
  • …Dr Phil? De Amerikaanse televisiepsycholoog is een groot voorbeeld voor iedereen die betere vragen wil leren stellen. Kern van Dr Phil’s aanpak is altijd dat hij zijn gasten aanspreekt op hun eigen verantwoordelijkheid. En dat is een uitstekende techniek om zeurende vergaderaars aan te pakken: ‘Fijn dat u zoveel risico’s kunt benoemen bij de voorstellen van anderen, maar wat gaat nu uw eigen aanpak zijn om dit probleem aan te pakken?’
  • …Tante Es? Het alter ego van cabaretier Jurgen Raayman doet wat vrijwel geen enkele interviewer durft: zijn gasten laten lachen, verrassen met grapjes, relativeren. Komt de sfeer altijd ten goede, en houdt de vaart erin. En let ook eens op hoeveel makkelijker hij mensen meer laat zeggen dan ze van te voren hadden bedacht. Daar kan Ferry ‘ik-toon-geen-emotie-want-voor-je-het-weet-raak-ik-de-controle-kwijt’ Mingelen nog veel van leren.

Tip 5. Een voorzitter is altijd vrolijk en verrast
Veel voorzitters denken dat hun taak in alle ernst volbracht moet worden. En dus kijken ze altijd heel streng, zitten achter grote stapels papier, onderwijl liefst kauwend op hun leesbril. Dom, dom, dom. Een goede voorzitter is juist fris, vrolijk en speels. In plaats van te zitten, loopt hij rond. In plaats van ernstig kijken maakt hij juist af en toe een luchtige opmerking om de sfeer te verbeteren. Onderzoek laat zien dat mensen onder lastige omstandigheden veel scherper en doelgerichter zijn dan als je het ze te makkelijk maakt. En daarom verrast een goede voorzitter met een mooie vergelijking, een pakkende anecdote of een onverwachte vraag. Verwarren, verrassen en ontregelen zorgen namelijk altijd voor precies datgene wat iedere voorzitter graag wil: scherpte bij de vergaderaars.

Tot slot: veel plezier!
Voorzitten van bijeenkomsten is een erg leuke taak. Als je bereid bent goed te luisteren, steek je van alles op en leer je veel leuke mensen kennen. Als u nog vragen heeft, hoor ik ze graag. Ik wens u veel dagvoorzittersplezier!



Hoe vang ik een rat?

Ook in uw organisatie lopen ze rond: ratten. Ratten stellen hun eigen doelen boven die van de organisatie. Ze konkelen, roddelen en zagen het liefst de poten onder uw stoel weg. Wat doet u eraan? Maandblad Quote vroeg professioneel rattenvanger Richard Engelfriet om zijn beste tips te verzamelen. In deze column alvast een voorproefje. Welkom in het riool!

Verander uw organisatie, niet uw mensen
Accepteer de feiten van de psychologie. Slecht gedrag ontstaat grotendeels door de omstandigheden waarin mensen verkeren. Het beroemde experiment van de Amerikaanse psycholoog Milgram liet al zien dat de meerderheid van een groep normale mensen zonder problemen in staat is een ander een dodelijke schok te geven. De beelden uit de Abu Graib gevangenis herhaalden dit gegeven. Wie rattengedrag wil aanpakken, zoekt de eerste verandering dus altijd in de manier van organiseren, niet bij zijn mensen. Zo heeft KLM zijn organisatie verbeterd door het grondpersoneel zelf hun roosters te laten maken. Het rattengedrag en gekonkel om een wit voetje te halen bij het hoofd inroostering verdween als sneeuw voor de zon doordat mensen collectief verantwoordelijk werden voor het resultaat.

Blijf verrassen
Ratten gedijen goed bij voorspelbaarheid. Iedere maandagochtend vergaderen op hetzelfde moment met dezelfde mensen is vragen om problemen. Vergader dus onregelmatig, varieer met werkvormen en vergaderlocaties. Succesvolle bedrijven als Google doen niet anders, en het legt ze bepaald geen windeieren.

Name the game
Benoem het spel dat gespeeld wordt. Ratten houden niet van transparantie: ‘Zo Henk, leuk dat je gisteren bij Kees weer hebt geprobeerd mijn voorstel van de agenda te krijgen, maar zullen we dat gewoon hier even bespreken?’ Dat werkt dodelijk op de effectiviteit van kantoorsmeerlappen.

Verzamel tegenstanders
CDA-congresslijmballen Henk Bleker en Gert Leers werden beloond met een ministerspost. Het was een stuk verstandiger geweest om juist criticaster Ernst Hirsch-Ballin in de gelederen op te nemen. Rattengedrag wordt goed bestreden door juist kritische geluiden in uw team te verzamelen. Managementgoeroe Steven Covey formuleerde het al eens mooi: ‘als twee mensen dezelfde mening hebben aan tafel, zit er 1 teveel’.

Ga op zoek naar kennis, niet naar draagvlak
Ratten zijn vooral bezig met macht. Omzeil hun spel door kennis centraal te stellen. Wie het weet, mag het zeggen. Stop met dat eeuwige ‘draagvlak creeeren’ en allerlei onzinnige enquetes onder uw medewerkers en klanten. Autofabrikant Henry Ford zei al eens: ‘Als ik had gevraagd wat mensen willen, had ik wel een sneller paard laten maken’. Als u weet wat uw doel is, zoek er dan uitsluitend mensen bij met kennis van zaken. Een lekkende gootsteen laat je immers ook maken door een loodgieter en niet door eerst een enquete te houden. Pas hetzelfde principe toe in uw eigen organisatie!

Tot slot: Wees functioneel dom en lui
Een goede rattenvanger stelt vooral goede vragen. Ga niet teveel argumenteren in discussies, dat geeft de rat alleen maar meer munitie om mee te schieten. Goede vragen laten onmiddellijk zien waar je tegenstanders echt mee bezig zijn. Veel succes met rattenvangen!

Zet uw klanten aan het werk!

Veel organisaties moeten bezuinigen. De kaasschaaf gaat nog een keer over alle uitgaven, de tarieven worden tegen het licht gehouden en de mensen van de afdeling ‘onderhoud externe relaties’ krijgen maagzweren van alle koffie die ze drinken met potentiële opdrachtgevers. En dat, terwijl de oplossing daar niet zal liggen. U kunt veel beter uw klanten voor u laten werken. Dat weten ze bij Jumbo Supermarkten en de Toppers maar al te goed.

Supermarktketen Jumbo stond tijdens de uitbraak van de Mexicaanse Griep vorig jaar voor een grote uitdaging: het schoonmaken van de winkelwagentjes. Vanuit het hoofdkantoor kwam de oekaze dat alle filialen minstens drie keer per dag alle winkelwagentjes moesten desinfecteren. Verplicht. Direct sprongen de supermarkthouders in de weerstand: schandalig! Denkt het hoofdkantoor nou echt dat wij niets beters te doen hebben? Waar haal ik de uren vandaag om die taak te volbrengen? Het geld groeit me niet op de rug! Weten ze daar wel hoe klein onze marges zijn?

Eén filiaalhouder haaldde zijn schouders op en bedacht een slim plan. Waarom zou ik mijn klanten niet gewoon deze taak laten volbrengen? En dus zette hij bij de winkelwagentjes een tafeltje neer met schoonmaakspullen en een bordje met de tekst: ‘Geachte klanten. Vanwege de Mexicaanse Griep willen wij u de mogelijkheid geven om zelf uw winkelwagen te desinfecteren. Wij stellen de middelen hiervoor gratis aan u ter beschikking.’.

U raadt het al: de winkelwagentjes werden in dit filiaal niet drie keer per dag schoongemaakt, maar meer dan twintig keer. En het schoonmaken gebeurde nog een stuk grondiger ook. Waar in andere filialen puistige vakkenvullers met tegenzin een beetje halfslachtig karretjes aan het poetsen waren, sloegen in dit filiaal poetsgrage huisvrouwen aan het boenen: hun gezondheid stond immers op het spel! En zo had dit filiaal schone wagens, tevreden klanten…en amper investeringen voor de eigenaar. Een klassieke win-win-situatie!

Amsterdam, laat je horen!
Stel, u zit in de entertainmentbusiness. U laat uw klanten 75 euro betalen voor een avondje uit. Vervolgens mag die klant ook nog eens betalen voor een dure parkeerplek, en u zet in op een pilsprijs van 4 euro. Vervolgens laat u uw klanten zelf het grootste deel zingen. Denkt u dat uw klanten het dan ook nog accepteren als u ze aanspoort om zich op een bepaalde manier aan te kleden?

Het lukt de Toppers al jaren. Gordon, Gerard Joling, Rene Froger en Jeroen van der Boom bedenken voor hun concerten een thema (dit jaar was dat ‘hemels’) en laten per avond 40.000 mensen aanrukken in ‘hemels wit’. En denk niet dat de bezoekers dan een simpel wit shirtje over hun jas doen. Nee, de meeste bezoekers hebben een compleet nieuwe outfit gekocht. Feestwinkels in de buurt van de Amsterdam ArenA draaien recordomzetten. De strategie wordt ook doorgezet op het podium: door middel van grote Karaoke-schermen kan het publiek de teksten van alle liedjes meezingen, en volstaat het voor de Toppers om per nummer hooguit drie regels zelf te hoeven zingen. Ook hier lukt het dus om klanten te verleiden om zelf het meeste werk te doen.

Zet uw klanten aan het werk!
Klanten vinden het helemaal niet erg om zelf te werken. U moet ze er alleen wel op de juiste manier toe verleiden. Als de Jumbo-filiaalhouder een bordje geplaatst had met de tekst ‘Verplicht schoonmaken’, was het resultaat heel anders geweest. En als de Toppers het repertoire van pak ‘m beet Lou Reed of Massive Attack hadden uitgekozen als meezingers, hadden ze ook nooit zo’n succes als nu. De kunst is dus om uw klanten op een vrolijke en uitnodigende manier uit te dagen om mee te werken. En aangezien ik de aankomende tijd druk bezig ben met de geboorte van mijn eerste kind, nodig ik u graag uit om mee te denken over een thema voor mijn volgende column 😉