richardengelfriet.nl

Home » Vaardigheden en tips » Dagvoorzitten voor dummies

Dagvoorzitten voor dummies

Vrijwel iedereen moet wel eens een vergadering of bijeenkomst voorzitten. En dat blijkt vaak een zware opgave. Mensen praten langdradig, houden zich niet aan het onderwerp en tot overmaat van ramp is het ook nog eens oersaai. Dagvoorzitter Richard Engelfriet biedt u daarom een stoomcursus voorzitten in vijf tips.

Tip 1. Een goede voorzitter is lui
Veelgemaakte fout onder beginnende voorzitters: ze gaan zich inlezen in de stukken van de vergadering. Zenuwachtig als ze zijn, praten ze zichzelf moed in door zich voor te houden dat ze zich goed ‘inhoudelijk moeten voorbereiden’. Ik heb goed nieuws voor deze mensen: een goede voorzitter is juist lui op de inhoud. Besteed 90% van uw tijd aan de voorbereiding op het proces. Welke discussie moet er gevoerd worden? Hoe zorg ik ervoor dat de energie tijdens de vergadering goed blijft? Hoeveel tijd besteden we aan ieder agendapunt? Welke zaalopstelling kies ik? Uw vergaderaars mogen zich richten op de inhoud, u bent van het proces. Zorg ervoor dat dat in uw voorbereiding ook terugkomt.

Tip 2. De slechtste interventie aller tijden: ‘wilt u het kort houden?’
De grootste vergaderklacht is natuurlijk altijd de tijdsduur. Mensen horen zichzelf nu eenmaal graag praten, en als Henk een enorm betoog heeft gehouden, denkt Marieke natuurlijk dat ze ook zoveel tijd ‘mag’ gebruiken. Dit fenomeen heet ook wel de Wet van Klets: geklets leidt altijd tot meer geklets. En dus grijpt menige voorzitter naar een simpel en voor-de-hand-liggend instrument: hij spreekt iemand aan met de woorden: ‘wilt u het kort houden?’. Ik kan me geen slechtere interventie bedenken. Het probleem is namelijk dat iedereen van zichzelf vindt dat hij buitengewoon puntig, bondig en ‘to-the-point’ kan formuleren. Maar door uw interventie zegt u eigenlijk: ‘U lult te lang’, en dat vindt niemand leuk om te horen. Veel handiger is het daarom om ofwel van te voren een maximum tijd af te spreken, en daar streng op toe te zien (‘u heeft maximaal 2 minuten’), ofwel de spreker uit te dagen naar de kern te gaan door de kern gewoon zelf te benoemen (‘Ik hoor u nu praten over alle randvoorwaarden. De vraag is of u het wel of niet eens bent met dit voorstel’).

Tip 3. Stop luchtverplaatsingen
Vergaderaars houden van praten. Sommigen hebben zich zelfs meester gemaakt in wat ik noem het ‘verplaatsen van lucht’: ze zeggen – overigens met een zeer ernstig gezicht – iets wat de vergadering totaal niet verder helpt. Aan u de taak de vergadering weer op het juiste spoor te brengen.

Ter inspiratie hiertoe de drie meest voorkomende luchtverplaatsingen en uw reactie hierop als gespreksleider:

  • Luchtverplaatser: ‘Ik ben meer van de inhoud’
    Gespreksleider: ‘Gefeliciteerd. Maar welke inhoud moet dan nu op tafel komen?’
  • Luchtverplaatser: ‘Van mij mag het wel wat concreter’
    Gespreksleider: ‘Dat is een hele vage opmerking’. Nodig dit soort kletsmajoren vervolgens uit om zélf met een concrete opmerking te komen.
  • Luchtverplaatser: ‘Het moet wel SMART’
    Gepreksleider: ‘Martin Luther King was ook niet SMART. Als u er nou eens voor zorgt dat uw volgende opmerking bruist van de inspiratie, maak ik het wel SMART voor u’ (zie ook Het mag van mij wel weer wat vager).

Tip 4. Kijk veel televisie
Beter goed gejat dan slecht verzonnen. Iedere dag komt er een keur aan voorzitterstechnieken voorbij op televisie. Wat kunt u leren van…

  • …Mathijs van Nieuwkerk? Van Nieuwkerk is een meester in het opsokkelen van zijn gasten. Spreek uw gasten aan op hun deskundigheid en wees niet benauwd met complimentjes (‘Meneer Jansen, we kennen u allemaal als een inhoudelijk expert. Wat is volgens u de beste oplossing?’)
  • …Pauw & Witteman? Befaamd interviewduo dat zeuren tot kunst heeft verheven. De techniek is simpel. Als iemand zegt dat we naar links moeten, vraagt u of het niet beter is naar rechts te gaan. En omgekeerd. Toon verder ook niet te veel enthousiasme. Het resultaat: uw vergaderaars gaan nóg harder hun best doen hun punt krachtig te verwoorden en u heeft alle kans daar lekker op in te hakken.
  • …Dr Phil? De Amerikaanse televisiepsycholoog is een groot voorbeeld voor iedereen die betere vragen wil leren stellen. Kern van Dr Phil’s aanpak is altijd dat hij zijn gasten aanspreekt op hun eigen verantwoordelijkheid. En dat is een uitstekende techniek om zeurende vergaderaars aan te pakken: ‘Fijn dat u zoveel risico’s kunt benoemen bij de voorstellen van anderen, maar wat gaat nu uw eigen aanpak zijn om dit probleem aan te pakken?’
  • …Tante Es? Het alter ego van cabaretier Jurgen Raayman doet wat vrijwel geen enkele interviewer durft: zijn gasten laten lachen, verrassen met grapjes, relativeren. Komt de sfeer altijd ten goede, en houdt de vaart erin. En let ook eens op hoeveel makkelijker hij mensen meer laat zeggen dan ze van te voren hadden bedacht. Daar kan Ferry ‘ik-toon-geen-emotie-want-voor-je-het-weet-raak-ik-de-controle-kwijt’ Mingelen nog veel van leren.

Tip 5. Een voorzitter is altijd vrolijk en verrast
Veel voorzitters denken dat hun taak in alle ernst volbracht moet worden. En dus kijken ze altijd heel streng, zitten achter grote stapels papier, onderwijl liefst kauwend op hun leesbril. Dom, dom, dom. Een goede voorzitter is juist fris, vrolijk en speels. In plaats van te zitten, loopt hij rond. In plaats van ernstig kijken maakt hij juist af en toe een luchtige opmerking om de sfeer te verbeteren. Onderzoek laat zien dat mensen onder lastige omstandigheden veel scherper en doelgerichter zijn dan als je het ze te makkelijk maakt. En daarom verrast een goede voorzitter met een mooie vergelijking, een pakkende anecdote of een onverwachte vraag. Verwarren, verrassen en ontregelen zorgen namelijk altijd voor precies datgene wat iedere voorzitter graag wil: scherpte bij de vergaderaars.

Tot slot: veel plezier!
Voorzitten van bijeenkomsten is een erg leuke taak. Als je bereid bent goed te luisteren, steek je van alles op en leer je veel leuke mensen kennen. Als u nog vragen heeft, hoor ik ze graag. Ik wens u veel dagvoorzittersplezier!




4 reacties

  1. Erik Peekel schreef:

    Wat een leuk stuk, veel dank ik heb er van genoten!

  2. Tim de Vrind schreef:

    Leuk stuk en mooie voorbeelden! Ikzelf kan idd erg genieten van de stijl van Matthijs, bij wie het ogenschijnlijk, zeer naturel uit de mond rolt!

  3. Toon Verbraak schreef:

    Aan alle dagvoorzitters: doe er uw voordeel mee. Knap om een serieus onderwerp de revue te laten passeren met een humoristische ondertoon.

  4. Jerrel Oron schreef:

    Erg goed en leuk verhaal. Het klopt als een bus, ik zou zo dagvoorzitter willen worden.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

Vul hier uw emailadres in en ontvang iedere nieuwe column in uw inbox!

Bestel mijn boek ‘De Succesillusie’

%d bloggers liken dit: